MS Access: Wartung & Weiterentwicklung

Sie haben eine Visual-FoxPro-Anwendung statt Access? Dann geht es hier weiter: Visual FoxPro: Wartung & Weiterentwicklung

Für wen das gedacht ist

Für Betriebe, deren Access-Datenbank zuverlässig arbeitet — und bei denen genau das zum Problem geworden ist, weil niemand mehr da ist, der sie anfassen kann:

• Der Kollege, der sie gebaut hat, ist nicht mehr im Haus oder im Ruhestand.
• Eine Kleinigkeit müsste geändert werden — und keiner traut sich.
• Nach einem Office-Update ging plötzlich etwas nicht mehr.
• Die Datei nähert sich der 2-GB-Grenze, oder das Komprimieren dauert immer länger.
• Zu zweit im System gibt es Sperren, gelegentlich auch beschädigte Datensätze.
• Eine Ablösung steht irgendwann an, aber nicht in diesem Jahr.

Was wir an Access-Systemen machen

• Wartung & Fehlerbehebung — Ihr System bleibt bedienbar, auch wenn der ursprüngliche Entwickler nicht mehr verfügbar ist.
• Erweiterungen — neue Formulare, Berichte und Auswertungen, sauber in die vorhandene Struktur eingefügt statt danebengesetzt.
• Lauffähigkeit sichern — Betrieb unter aktuellen Office-Versionen, auf Terminalservern und im Netzwerk. Dazu gehört die undankbare Arbeit an VBA-Verweisen und der 32/64-Bit-Frage.
• Stabilisieren statt neu bauen — Datei-Aufteilung, Backend auf einen SQL Server umziehen, Indizes geradeziehen. Siehe unten.
• Datenzugriff & Schnittstellen — Übergaben an Buchhaltung, Shop oder Web-Anwendung, ohne das laufende System anzurühren.
• Dokumentation — wir schreiben auf, was das System tatsächlich tut. Meist zum ersten Mal.

Der letzte Punkt ist der wichtigste, auch wenn er der unscheinbarste ist: Solange das Wissen nur im Code und in einem Kopf steckt, hängt Ihr Betrieb an einer einzigen Person. Eine schriftliche Dokumentation löst das — unabhängig davon, ob Sie später ablösen oder nicht.

Der Zwischenweg, den viele nicht kennen

Bei Access gibt es einen Schritt zwischen „lassen wie es ist“ und „komplett neu bauen“, und er löst die meisten Beschwerden: Die Daten wandern auf einen richtigen Datenbankserver, die Oberfläche bleibt.

Access besteht aus zwei Teilen, die in einer gewachsenen Datei oft noch verschmolzen sind: den Formularen und Berichten, mit denen Ihre Leute arbeiten, und den Tabellen darunter. Trennt man beides und legt die Tabellen auf einen SQL Server, verschwinden die Probleme, die aus der Datei-Natur stammen:

• Die 2-GB-Grenze fällt weg.
• Mehrbenutzerbetrieb wird verlässlich statt zu einer Frage der Netzwerklaune — die klassische Ursache beschädigter Access-Dateien.
• Backups laufen serverseitig, ohne dass jemand abends alle aus der Datei werfen muss.
• Auswertungen und andere Systeme können auf dieselben Daten zugreifen.

Ihre Anwender merken davon idealerweise nichts — dieselben Masken, dieselben Abläufe. Und wenn Sie Jahre später doch ablösen: Die Daten liegen dann bereits so, wie eine Web-Anwendung sie braucht. Der Schritt ist also nie verloren.

Warum wir das können

Access ist keine Technologie, die man sich für einen Auftrag aneignet — jedenfalls nicht so, dass man ein zwanzig Jahre gewachsenes System gefahrlos anfasst. Wir arbeiten seit über zwanzig Jahren damit, und zwar von beiden Seiten: Wir haben solche Anwendungen selbst gebaut, bevor wir angefangen haben, sie abzulösen.

Wann eine Ablösung sinnvoller ist

Weiterentwicklung ist nicht immer der günstigere Weg. Wir sagen es Ihnen, wenn aus unserer Sicht der Zeitpunkt gekommen ist — auch wenn wir damit den Wartungsauftrag verlieren. Dafür sprechen in der Regel:

• Mitarbeiter im Homeoffice oder Außendienst brauchen Zugriff. Access über VPN ist keine Freude.
• Die fachlichen Anforderungen wachsen schneller, als sich das System nachziehen lässt.
• Sie brauchen eine Schnittstelle nach außen, die mehr ist als ein Export.
• Sie planen ohnehin eine Umstellung im Betrieb, an die sich die Software anhängen lässt.

Dann führt der Weg zur Legacy-Modernisierung: Modul für Modul in eine getestete Web-Anwendung, während das Alte weiterläuft. Wie so ein Fall von Anfang bis Ende aussieht, zeigt der Case Von der Access-Insel zur getesteten Web-Anwendung. Und wenn Sie vorher abwägen wollen: Wann lohnt sich die Ablösung einer Access-Anwendung?

Erst schauen, dann entscheiden

Bevor irgendjemand über Aufwände redet, wird gesichtet, was da ist: Datenmodell, Formulare, Berichte und die VBA-Logik. Ergebnis ist kein Angebot, sondern ein schriftlicher Plan — den Sie behalten, auch wenn Sie nicht mit uns weitermachen.