MS Access: Wartung & Weiterentwicklung

Für wen das gedacht ist

Für Betriebe, deren Access-Datenbank zuverlässig arbeitet — und bei denen genau das zum Problem geworden ist. Kennen Sie zwei dieser Punkte, sind Sie hier richtig:

• Der Kollege, der sie gebaut hat, ist nicht mehr im Haus oder im Ruhestand.
• Eine Kleinigkeit müsste geändert werden — und keiner traut sich.
• Nach einem Office-Update ging plötzlich etwas nicht mehr.
• Die Datei nähert sich der 2-GB-Grenze, oder das Komprimieren dauert immer länger.
• Zu zweit im System gibt es Sperren, gelegentlich auch beschädigte Datensätze.
• Eine Ablösung steht irgendwann an, aber nicht in diesem Jahr.

Was wir an Access-Systemen machen

• Wartung & Fehlerbehebung. Ihr System bleibt bedienbar, auch ohne den ursprünglichen Entwickler.
• Erweiterungen. Neue Formulare, Berichte und Auswertungen, sauber in die vorhandene Struktur.
• Lauffähigkeit sichern. Aktuelle Office-Versionen, Terminalserver, VBA-Verweise, 32/64-Bit.
• Stabilisieren statt neu bauen. Datei-Aufteilung, Backend auf einen SQL Server, Indizes geradeziehen — siehe unten.
• Schnittstellen. Übergaben an Buchhaltung, Shop oder Web-Anwendung, ohne das laufende System anzurühren.
• Dokumentation. Wir schreiben auf, was das System tatsächlich tut. Meist zum ersten Mal.

Der letzte Punkt ist der unscheinbarste und der wichtigste: Solange das Wissen nur im Code und in einem Kopf steckt, hängt Ihr Betrieb an einer einzigen Person. Was wir aufschreiben, liegt bei Ihnen — auch wenn Sie ohne uns weitermachen. Das gilt auch für uns: Hinter Michael Muckenthaler stehen drei weitere Leute mit IT-Erfahrung, die einspringen können.

Wann eine Ablösung sinnvoller ist

Weiterentwicklung ist nicht immer der günstigere Weg. Wir sagen es Ihnen, wenn aus unserer Sicht der Zeitpunkt gekommen ist — auch wenn wir damit den Wartungsauftrag verlieren. Dafür sprechen:

• Homeoffice oder Außendienst braucht Zugriff — Access über VPN ist keine Freude.
• Die fachlichen Anforderungen wachsen schneller, als sich das System nachziehen lässt.
• Sie brauchen eine Schnittstelle nach außen, die mehr ist als ein Export.
• Sie planen ohnehin eine Umstellung, an die sich die Software anhängen lässt.

Ein Punkt fehlt in dieser Liste und gibt trotzdem oft den Ausschlag: Sicherheit und Backup. Wer hat Zugriff, wann wurde zuletzt gesichert, wie schnell sind Sie wieder am Laufen? Bei einer Datei auf einem Netzlaufwerk lässt sich das selten sauber beantworten.

Eine Web-Anwendung löst diese Punkte: Rollen und Rechte, Zugriff von überall, serverseitige Backups, getesteter Code. Ihre bewährte Logik bleibt — erneuert wird das Fundament, nicht die Fachlichkeit, und zwar Modul für Modul parallel zum laufenden System, so wie im Case Von der Access-Insel zur getesteten Web-Anwendung.

Kommt man an Ihre Datenbank überhaupt heran?

Meist einfacher als bei FoxPro: Formulare, Berichte, Code und Daten stecken in derselben Datei. Wer die .accdb oder .mdb hat, hat in der Regel alles. Zwei Fälle machen trotzdem Ärger:

• Das VBA-Projekt ist mit einem Kennwort geschützt, das niemand aufgeschrieben hat. Der Code lässt sich dann nicht öffnen; Daten und Formulare bleiben zugänglich.
• Sie haben nur eine .accde oder .mde — die ausgelieferte Fassung ohne Quellcode. Ändern lässt sich daran nichts; irgendwo muss die .accdb liegen, aus der sie erzeugt wurde.

Ihre Daten sind in beiden Fällen nicht verloren — Kunden, Aufträge, Rechnungen, Historie lassen sich auslesen. Verloren gehen kann nur die Möglichkeit weiterzuentwickeln. Ob Ihr Fall dazugehört, klären wir im ersten Telefonat.

Erst schauen, dann entscheiden

Zuerst wird gesichtet, was da ist: Datenmodell, Formulare, Berichte, VBA-Logik. Ergebnis ist kein Angebot, sondern ein schriftlicher Plan, den Sie behalten — auch ohne uns. Vorher unterschreiben wir eine Geheimhaltungsvereinbarung.

Sie haben eine Visual-FoxPro-Anwendung statt Access? Das Vorgehen ist dasselbe: Visual FoxPro: Wartung & Weiterentwicklung